SIADIF
Sistemas Informáticos Administrativos del DIF Estatal
- Empleado distinguido
- Acceso
- Alta de votaciones
- Configuración de una votación
- Activar votación y generar enlace
- Registro de votaciones
- Eliminar una votación
- Descargar resultados
- Reporte de incidencias
- Incidencias
Empleado distinguido
Todo lo que necesitas saber para el manejo del módulo de empleado distinguido, su funcionamiento, sus excepciones, su comportamiento, está aquí.
Acceso
Para acceder al módulo de empleado distinguido, es necesario que el administrador (Dirección de Tecnologías de Información) le haya proporcionado el acceso correspondiente, al día de hoy existen 6 permisos diferentes para éste módulo:
- Acceso al módulo
- Editar
- Agregar
- Eliminar
- Activar
- Desactivar
¿Como puedo saber si tengo "Acceso al módulo"?
Cuando tenemos acceso al módulo podemos visualizar en la pantalla principal posterior a acceder al SIADIF un icono de una persona trabajando con una leyenda inferior que dice "Empleado distinguido"
Una vez realizado un click sobre el icono podremos acceder al módulo:
Estas dos acciones se controlan a traves del permiso de "Acceso al módulo" dentro del SIADIF, si usted no puede visualizar el icono, es probable que no tenga el permiso asignado y tenga que solicitarlo por oficio.
¿Como puedo saber si tengo el permiso de "Editar"?
El permiso de edición activa acciones muy puntuales sobre las votaciones existentes:
Todas son controladas por el mismo permiso, si usted no vé el boton de configuración o no ve las opciones completas, probablemente no cuente con todos los permisos otorgados.
¿Como puedo saber si tengo el permiso de "Agregar"?
El permiso de agregar es de los que uno observa de manera inmediata en la barra superior, del lado derecho:
Éste permiso permite al usuario registrar una nueva votación para un nuevo periodo, parte de los requerimientos, es, que no se pueden levantar dos votaciones el mismo periodo.
¿Como puedo saber si tengo el permiso de "Eliminar"?
Si vemos la opción eliminar en el menú desplegable es claro que tenemos el permiso para eliminar
¿Como puedo saber si tengo el permiso de "Activar" o "Desactivar"?
Éstas dos opciones funcionan practicamente igual que el permiso de editar, con el agregado de que, incluso aunque tengamos el permiso de Activar, si la votación ya se encuentra "Activa", no aparecerá la opción de "Activar" (por sentido común), lo mismo pasa con la acción de Desactivar, funciona de la misma manera, la votación tiene que estar "Activa" para que se pueda desactivar.
Alta de votaciones
Alta de votaciones
El módulo cuenta con una pantalla principal que permite visualizar el histórico de las votaciones registradas, adicionalmente en la barra superior del lado derecho permite registrar una nueva votación, ésto, con ciertas reglas:
- No pueden existir dos votaciones de empleado distinguido en el mismo periodo
- Debe de llevar un título que haga la diferencia entre esa votacion y las otras votaciones
- Se debe de tener el permiso correspondiente para agregar una votación
Una vez registrada una votación, se visualizará en la pantalla de la siguiente manera:
Por defecto las votaciones se dan de alta como inactivas, para que puedan configurarse antes de que puedan ser contestadas, en el botón de configuración, siempre que tengamos el permiso de edición de las votaciones, observaremos dos acciones disponibles, la de configurar "Empleados sindicalizados" y la de configurar "Empleados de confianza"
Configuración de una votación
Flujo de configuración
El usuario que pueda acceder a la configuración de los empleados, puede comenzar como desee, incluso, y una vez activas, las votaciones, incluso pueden realizarse al mismo tiempo, sin ningún problema, dado que el sistema es lo suficientemente inteligente para determinar cuando un empleado es sindicalizado, y sobre que empleados puede votar, y cuando un empleado es de confianza y sobre que empleados podrá votar, visualicemos el siguiente flujo.
Como se puede notar, el SIADIF determina de manera automática cuando un empleado es sindicalizado y cuando es de confianza, ésto lo realiza también al momento de la votación, por tanto, el sistema, de manera inteligente, guarda practicamente dos votaciones:
- Votaciones para sindicalizados
- Votaciones para empleados de confianza
Activar votación y generar enlace
Por defecto las votaciones generadas se generan desactivadas, ésto para permitir a los usuarios administrativos configurar la votación antes de general un enlace para propocionar a los usuarios finales para que éstos puedan contestar.
Activaciones por tiempo indeterminado
El sistema SIADIF actualmente no permite la activación de las votaciones de empleado distinguido por un rango de tiempo, ésto se realiza de forma manual activando la votación cuando necesitemos que esté activa y desactivandola cuando sea necesaria desde la opción Activar o Desactivar votación, en el módulo de empleado distinguido accediendo desde la pantalla principal.
Posteriormente en el botón de configuración
Y por último cuando la votación se encuentre activa, veremos el botón de desactivar la votación, y cuando se encuentre desactivada, veremos el botón de activar votación, y ésto permitirá a su vez, obtener el enlace.
Importante: El enlace de votación, es único para la votación, no hay un enlace distinto para empleados sindicalizados y otro para empleados de confianza, cuando se accede a la votación, y se le solicita al empleado su número de empleado, el sistema de manera inteligente determina si el empleado es un empleado sindicalizado o de confianza.
Generar un enlace
Para generar un enlace, se lleva a cabo el siguiente flujo de trabajo:
Acá es importante resaltar lo siguiente:
- El enlace puede ser compartido a cualquier área, dado que el sistema se encargará de validar si el empleado que intente contestar la votación cumple con los requisitos mencionados en la página Configuración de una votación
- El sistema genera un único enlace dado que como se puede ver en el flujo de configuración de una votación, el sistema determina automáticamente que empleado corresponde a que votación.
Registro de votaciones
El registro de las votaciones se realiza a traves del enlace proporcionado por un administrador o a traves de recursos humanos, el flujo para el usuario es muy simple, sin embargo, el sistema realiza toda una serie de validaciones por debajo, éstas validaciones se pueden apreciar en la siguiente imagen:
Eliminar una votación
Si se realizó una votación con datos incorrectos, o periodo incorrecto, siempre y cuando se tenga el permiso de eliminación se puede eliminar a traves del panel principal:
Las eliminaciónes siempre requeriran una confirmación, y son irreversibles, así que se debe de tener cuidado con éstas accciones.
Descargar resultados
Para la descarga de cedulas no es requerido ningún permiso especial, lo único que si es requerido es que la votación tenga al menos 1 respuesta registrada, sino no aparecerá la acción.
Cuando ésta acción sea seleccionada, el sistema procederá a generar un PDF con todas las cédulas generadas, ésto puede tomar un tiempo, pero cuando se haya descargado, tendrán todas las cédulas a la mano para procesarlos de manera más conveniente.
Reporte de incidencias
Proporciona acceso a la consulta de las incidencias de un empleado especificamente sin importar la fecha dada de alta, así como datos acerca de cuantas incidencias se han levantado para ese empleado en un lapso de tiempo determinado, que incidencias son las que normalmente solicita, y la información de cada una de ellas.
Acceso
Para acceder al reporte de incidencias, desde la pantalla principal (siempre que se tengan los permisos adecuados) del SIADIF, verémos un el icono de reportes:
El icono lo localizaremos en la parte del final:
Una vez que se le dé click al icono, podremos visualizar una pantalla como la siguiente:
Una vez dentro podemos ver el icono que dice Incidencias:
Daremos click en éste y podremos visualizar el reporte de Incidencias por empleado:
Manual de uso
El reporte cuenta con 3 partes principales:
- El selector de fechas, que practicamente nos permite seleccionar un rango de fechas para nuestra consulta.
- El buscador de empleados, que nos permite buscar al empleado sobre el que haremos la consulta.
- El área de contenido, donde se mostrarán los resultados de sus incidencias.
Selector de fechas
El selector de fechas nos permite seleccionar el rango de fechas con el cual queremos trabajar en base a las fechas de creación de las incidencias del empleado, podemos seleccionar de entre las opciones predeterminadas que son actualmente las siguientes:
Importante
Si nosotros seleccionamos el año actual, nos asignará la fecha desde que inicio el año hasta la fecha del día de hoy, por otro lado, si seleccionamos el año anterior, nos seleccionará el selector desde el primero de enero de año anterior hasta el 31 de diciembre del año anterior, para nuestro caso vamos a utilizar la opción del año actual (2024).
Buscador de empleados
Para nuestro ejemplo, basta con dar click en el selector y colocar el nombre del empleado, o el número de empleado, o sus apellidos, algun punto de referencia para que el componente nos autocomplete los empleados.
Una vez dandole click al empleado, el reporte funcionará de manera automática
Área de contenido
Una vez seleccionado el rango de fechas y el empleado que se quiere consultar, en el área de contenido podremos ver el reporte con sus diferentes partes:
Las partes a detalle son las siguientes:
- Información general del empleado
- Filtros
- Paginación de las incidencias
- Tabla de las incidencias en el rango seleccionado
- Botón para ver detalle de cada incidencia
- Gráfica sobre los estados de las incidencias
- Gráfica sobre la cantidad de incidencias y tipos que solicita el empleado
Información general del empleado
Proporciona información general del empleado, como su adscripción actual, su número de empleado, jornada laboral y sus datos personales.
Filtros
Permite filtrar las incidencias consultadas y nos permite buscar alguna en particular
Paginación
Nos permite ir buscando en lotes las incidencias, para no ocupar toda la pantalla en lo alto
Tabla de las incidencias
Muestra todas las incidencias que se encontraron en el lapso de tiempo seleccionado.
Botón para ver detalle de cada incidencia
Nos permite darle click y ver el detalle de cada incidencia, ésto muestra los datos de la realización de la incidencia a detalle de la siguiente manera:
Gráfica sobre los estados de las incidencias
Nos permite visualizar de manera más gráfica, de todas las incidencias que se le realizaron al empleado en el lapso de tiempo seleccionado, cuantas fueron autorizadas, cuantas se quedaron en espera, cuantas fueron procesadas y cuantas canceladas o denegadas.
Gráfica sobre la cantidad de incidencias y tipos que solicita el empleado
Proporciona información acerca de cuantas incidencias solicitó el empleado en el rango de tiempo seleccionado, de ésta manera podemos observar cuales son las incidencias que mayormente se le asignan y cuantas veces se las han asignado.
Incidencias
Permiso escolar de retiro
Descripción
El permiso escolar de retiro o permiso escolar para retirar hijos, es un permiso con un comportamiento similar a un pase de salida o una justificación de salida, está pensado para darle al trabajador la posibilidad de salir a buscar a sus hijos dentro del horario laboral, con un máximo de 60min, es decir, si un trabajador labora de 8 a 15hrs, y su hijo sale de la escuela a las 13:30 hrs, el trabajador puede pedir (siempre y cuando se hayan cumplido ciertos requisitos) hasta 60 min para ir por su hijo y volver a su lugar de trabajo, o en su caso, si su hijo sale a las 2:30, permitirle irse a las 14:15hrs y no volver para checar su salida.
Restricciones
Antes de poder solicitar un permiso escolar de retiro a traves del sistema, es necesario cumplir con algunos requisitos, como:
- Contar con sus hijos dados de alta en la plataforma SIADIF respectivamente, ésto a traves de los trámites administrativos correspondientes.
- Los permisos solo serán otorgados a aquellas personas que cuenten con hijos entre preescolar y primaria.
- Los permisos solo podrán ser otorgados a aquellas personas que con anticipación hayan proporcionado a administración de personal una constancia de estudios correspondiente que avale el grado de estudios de su hijo.
Módulo de Constancias de estudio
Requisitos
Alta de constancia de estudio
Éste módulo está pensado para el uso de administración de personal, una vez que hayan recibido las constancias de estudio corresponndientes, deberán ser registradas en el sistema SIADIF con el propósito de permitir la autorización de las incidencias levantadas por el personal, si el personal da de alta una incidencia, pero no hay una constancia que respalde las fechas correspondientes, el sistema no permitirá la autorización de dicha incidencia, hasta que la constancia de estudios haya sido registrada en el sistema.
¿Quien puede dar de alta una constancia?
Solo el personal el cual la dirección de tecnologías haya proporcionado acceso al módulo podrá dar de alta constancias de estudios, lo cual nuevamente, está pensado para uso exclusivo de la Subdirección de personal.
Acceso al módulo
Para acceder al módulo es necesario acceder al SIADIF, y si contamos con los permisos correspondientes, podremos observar un botón purpura con el título "Constancias de estudios".
Una vez dentro del módulo, podremos observar una pantalla como la siguiente:
La pantalla consta de 3 elementos principales:
- Un selector de empleados
- La tabla de constancias registradas a ese empleado
- Un botón para volver al inicio del sistema
Selector de empleado
Sirve para seleccionar un empleado y comenzar a trabajar, esto se hace ingresando el nombre del empleado, correo electrónico o número de empleado, cuando éste haya sido seleccionado, serán cargadas todas las constancias de estudios que se hayan registrado y a que familiar, adicionalmente, cuando se haya seleccionado un empleado, podremos observar que se visualiza en el mismo módulo un botón de agregar, lo cual nos permitirá agregar una constancia de estudios al empleado seleccionado.
Tabla de constancias registradas a ese empleado
Muestra todas aquellas constancias que se hayan registrado al empleado y a que familiar está asociado (Con respecto a la tarjeta del empleado), así mismo se presentará información de cuando se dió de alta, quien la dió de alta, y si se ha hecho alguna actualización, quien la realizó y cuando.
Botón volver
Sirve únicamente para volver a la pantalla de inicio del sistema
Agregando una constancia de estudio
Una vez que haya seleccionado un emmpleado podrá observar que la pantalla cambia ligeramente:
- Un selector de empleados mostrará el empleado seleccionado
- La tabla de constancias mostrará las constancias de estudios registradas
- Tendremos a vista el botón agregar, es ahí donde tenemos que acceder para ver el formulario de agregar una constancia a ese empleado, una vez hecho click en éste botón podremos observar el formulario de registro.
- El botón volver permitirá volver a la tabla de constancias de estudios registradas de ese empleado
- El botón cancelar hará lo mismo que el botón volver, está colocado para comodidad del usuario.
- Una vez llenado el formulario, el botón guardar permitirá hacer el registro de la constancia de estudios correspondiente.
- Permite selecciona al familiar del cual se le va a dar de alta la constancia de estudios
- Permite la selección del inicio de la vigencia de la constancia de estudios
- Permite la selección de la fecha de término de la vigencia de la constancia
Restricciones
- Las constancias no deben sobreponerse sobre el mismo familiar, es decir, si tenemos una constancia de estudios que cubre del 2 de febrero al 15 de febrero de 2025 para el Hijo primero, no podemos tener una que cubra del 1 de febrero al 20 de agosto de 2025 para el mismo hijo, por que al darlo de alta el sistema nos arrojará un error.
- Las fechas de vigencia no puede ser menores a la fecha de inicio de la vigencia
- No se pueden levartan dos permisos escolares de retiro incluso teniendo dos hijos registrados en el sistema cursando preescolar o primaria
Editando o eliminando una constancia de estudio
Acceso
Para acceder a la edición de constancias solo es necesario ya haber seleccionado al empleado con el que se va a trabajar, y en el listado de la tabla veremos los botones de acción
- Sirve para acceder al formulario de edición
- Sirve para eliminar la constancia de estudio
Eliminación
El proceso de eliminación es muy rápido, simplemente le damos click al botón de eliminar, y veremos un cuadro de dialogo de confirmación, una vez aceptado, la constancia se eliminará.
Edición
La edición igual es muy simple, solo daremos click en el botón de editar para llegar al formulario de edición:
Una vez en el formulario de edición, solo modificamos los parámetros que necesitemos cambiar, y presionar el botón de guardar.
Alta en el módulo de incidencias
Alta de constancia de estudio
Una vez que personal cuente con las constancias de estudio correspondientes, se podrá dar de alta la incidencia desde el módulo de incidencias, se hace incapie en que si el personal da de alta una incidencia, pero no hay una constancia que respalde las fechas correspondientes, el sistema no permitirá la autorización de dicha incidencia, hasta que la constancia de estudios haya sido registrada en el sistema.
¿Quien puede dar de alta una incidencia de permiso escolar?
Dado que la incidencia de permiso escolar tiene un comportamiento similar a las otras incidencias existentes, cualquier persona que ya cuente con acceso al módulo de incidencias puede seleccionar como incidencia la incidencia de permiso escolar de retiro.
Acceso al módulo
Para acceder al módulo se entra al dashboard y se seleccionar el icono de incidencias del panel principal.
Una vez dentro, en la parte superior derecha veremos el botón de registrar incidencia:
Dentro seleccionaremos los parámetros normales, empleado y tipo de incidencia, y podremos ya ver la incidencia de permiso escolar de retiro.
Una vez seleccionada veremos los siguientes parámetros:
- Selector de empleado, éste está de más explicarlo, se selecciona a que empleado se le levantará la incidencia
- Acá es donde seleccionamos la incidencia que le levantaremos al empleado, en éste caso será el "Permiso escolar de retiro"
- Opción que nos permite asignarle un fólio a la incidencia, actualmente se recomienda dejar que el sistema genere los fólios de manera automática
- Permite autorizar la incidencia inmediatamente si es que se cuenta con los permisos correspondientes.
- Acá seleccionaremos el periodo de validez del permiso escolar de retiro, ésto dependerá de la vigencia de la constancia
- Por defecto posterior a asignar la fecha en la que el empleado saldrá a buscar a su hijo, se habilitará ésta opción, si es que el empleado volverá a la oficina despues de buscar a su hijo, ésto es importante, por que si ésta opción no se activa, por defecto, se le dará un máximo de 60min al empleado, si esos 60 minutos rebasan su horario de salida, el permiso le justificará su checada cada día, si no rebasa su horario de salida, el sistema automaticamente le pondrá una duración máxima de 60min, y si el horario de término es menor o igual a su hora de salida, el empleado tendrá que checar su salida, y si no lo hace el sistema considerará ésto como una omisión de salida.
- Selector de la hora en que el empleado saldrá a buscar a su hijo
- Justificación del permiso
- Observaciones (opcionales), una vez concluido ésto, se podrá dar en el botón guardar para generar la incidencia de permiso escolar de retiro.
Una vez generado podremos volver a la vista principal de las incidencias, a traves del botón volver del módulo.
Como podemos observar, en el ejemplo se colocó un horario de salida de 14hrs con 5min, y el sistema por defecto, genera un horario de 60 min hacia adelante, que es el máximo que se le puede otorgar al empleado, si quisieramos cambiar ese comportamiento y solo darle 40min al empleado para ir y volver, tendríamos que marcar la opción "El empleado volverá" y asignar tanto la hora de salida como la hora de regreso, como en el siguiente ejemplo:
En el ejemplo anterior, se le dieron 40min de permiso al empleado para ir y volver.
Restricciones
- No se podrán registrar incidencias donde el horario supere los 60min para el permiso
- No se podrán registrar la incidencia si el usuario no tiene registrado algún familiar de tipo hijo en el SIADIF
- No se podrá autorizar la incidencia si no cuenta con una constancia de estudios que avale que su hijo se encuentra estudiando preescolar o primaria